【社労士監修】正社員採用時にやるべき「5つの労務手続き」
はじめに
正社員を初めて採用するけど、どんな手続きが必要なのか不安…」そんな中小企業の経営者・採用担当者向けに、この記事では「正社員を雇う前に必ず行うべき5つの労務手続き」を、わかりやすく解説します。
正社員を初めて採用する企業にとって、入社前に必要な労務手続きは多くあります。
手続き漏れがあると、トラブルや助成金の不支給といったリスクにつながるため、事前の準備が欠かせません。
本記事では、「正社員採用時に会社が行うべき5つの手続き」を、実務経験をふまえてわかりやすく解説します。
手続き漏れは、従業員トラブルや助成金の不支給、行政指導のリスクを生むため注意が必要です。
この記事では、これから正社員を採用する企業のために、必須の5つの労務手続きについて、わかりやすく解説します。
宮本人事労務パートナーズ代表。
石川県金沢市出身。金沢市を拠点に、全国対応で助成金申請に注力した社会保険労務士事務所を運営。
中小企業が「人」と「経営」の両面で強みを発揮し、持続的かつ自律的に成長できる環境をサポート。
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それぞれ順番に見ていきましょう。
１．入社前に渡す書類を準備しましょう
～会社が入社前に用意して渡すもの～
入社時に会社が従業員へ渡す書類は以下の通りです。
雇用契約書／労働条件通知書（必須）
労働時間・給与・休日などを明記し、書面で交付することが義務付けられています。
この書類を渡す段階では、まだ入社前ですので、雇用契約書や労働条件通知書には、採用内定状態であることを記入するとリスクヘッジにも繋がります。
２．必要な書類を収集しましょう
～入社までに本人に用意してもらうもの～
従業員側から入社までに準備してもらい、会社へ提出してもらう主な書類は以下のとおりです。
①雇用契約書／労働条件通知書（署名をもらったもの）
②源泉徴収票
③住民税の納付書や税額通知書
④業務に必要な免許、資格証明書
⑤秘密保持誓約書（必要に応じて。法的有効性に注意。）
⑥身元保証書（必要に応じて。法的有効性に注意。）
⑦雇用保険被保険者証（紛失の場合は以前に雇用保険を掛けていた会社名）
⑧扶養控除等申告書
⑨給与振込先の情報
⑩直近３カ月以内に受診した健康診断の控え
⑪マイナンバー（税・社会保障関係の手続きに必要）
入社時に出してもらう書類は、会社によって様々です。
自社の業務を振り返って、何を用意しておけば安心か、事前にピックアップしておくことが重要です。
また、マイナンバーの収集時には、利用目的の通知・本人確認・適切な保管管理（アクセス制限、暗号化等）を行い、保存期間経過後には速やかに廃棄する義務があります。
３．雇用保険の加入手続きの必要性
週20時間以上勤務する場合は、原則として雇用保険への加入が必要です。届出先と届出書類は以下のとおりです。
届出先：ハローワーク（または電子申請）
提出期限：入社日から10日以内
提出書類：雇用保険被保険者資格取得届、雇用契約書、出勤簿など
４．社会保険の加入手続き（健康保険・厚生年金）
社会保険が適用される会社の場合で、フルタイムで勤務する場合などには、社会保険の加入も義務づけられています。「うちお会社は対象？」と迷う場合は、こちらの記事で詳しくご説明しています。※記事は現在作成中です。
社会保険の書類の届出先と届出書類は以下のとおりです。
届出先：年金事務所（または電子申請）
提出期限：入社日から5日以内が目安
提出書類：健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、被扶養者異動届（健康保険の扶養家族がいる場合）
社会保険料の会社負担額についても、人件費の負担を考える上で、事前に把握しておいたほうがよいでしょう。
従業員が保険診療を３割負担で受けるために、できるだけ早く手続きをすることが重要ですね。
５．その他(住民税・注意喚起・協定書等)の管理業務
入社後に発生する、その他の管理業務も見落とせません。
例）住民税の特別徴収(給与天引き)の開始手続き
退職金制度（中退共など）の検討や加入
労使協定（36協定）の作成・届出（残業が発生する可能性がある場合）
ハラスメントや情報セキュリティなどの注意喚起etc
退職金制度を導入する場合は、従業員に公平な制度運用がなされるよう、就業規則や退職金規程の整備が望まれます。
入退社管理や給与計算をカンタンに行う方法（当社の支援サービス）
初めての正社員採用では、これらの手続きをすべて自力で対応するのは大きな負担です。
宮本人事労務パートナーズでは、
・採用時に渡すべき書類の作成
・従業員からの必要情報の聞き取り支援
・保険手続きの電子申請代行
・給与計算の代行や従業員さんへの給与明細配信
・新規採用者から寄せられた質問への対応支援
をワンストップで提供しています。
６．まとめ
正社員採用は、企業経営の新しいステージの第一歩です。
その一方で、労務手続きを疎かにすると大きなリスクを伴います。
まずは今回ご紹介した「5つの労務手続き」を押さえ、社内体制を整えることが重要です。
📌 よくある質問（FAQ）
Q：1人だけの採用でも手続きは必要？
A：はい、正社員であれば必須です。アルバイトも条件により対象となります。
Q：窓口での申請と電子申請ではどちらのほうがおススメですか？
A：電子申請をお勧めしますが、有料のシステムを契約したほうが、手間が少ないです。
初めて雇用保険や社会保険の手続きをする場合は、時間はかかりますが、窓口で申請することをお勧めします。
Q：採用に関する助成金を活用したいのですが、どの段階で相談すればいい？
A：助成金の対象となるには、制度ごとの支給要件・申請時期を満たす必要があります。採用前の早い段階で当社までご相談ください。
Q：給与ってどうやって決めればいいの？
A：最低賃金を下回らないことはもちろんですが、他にも以下のようなポイントを押さえる必要があります。
・業界・地域の相場（求人比較など）
・求人での魅力（応募数が大きく変わります）
・社内の公平性（既存社員やパート・アルバイトとのバランス）
・将来の昇給・賞与の設計（持続可能な制度か）
給与は「その場しのぎ」ではなく、制度設計とセットで考えることが重要です。
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